介護施設の監査や指導

 

開業してからこの業種の経営者の方はみなさんいろいろな噂を聞いたり、ネットで情報を見たり、また実際に監査を受けたりして戦々恐々となっているのではないでしょうか?

介護施設の労務管理を受託すればみなさん

「監査」

というキーワードを口に出し、神経質になっていることが見てとれます。

まずこの監査の実態について知っておくことは重要です。

これは簡単にいえば

「開業時に受けた指定についての調査」

ということになります。

指定を受けるときに書類などを提出して開業許可が出たわけですが、それを一定の期間経過して、まだ正しく運営されているのか?(もっといえば指定に値する運営となっているのか?)ということを調査されます。

 

介護施設の監査で調査される項目

 

  • 介護報酬の請求に架空のものがないか?
  • 加算に関すること
  • 経理帳簿の確認
  • 利用者についての記録
  • 人員基準
  • ケアマネや他施設との連携の状況
  • 衛生や給食に関すること
  • 指定基準に合致した建物や施設設備となっているか

 

このように項目としては広範囲ですが、特に厳しいものとしてはお金に関することです。

上記でいえば介護報酬や加算に関することといえます。

それぞれ適性に行われていることを証明するには書類も必要となっています。

 

職員へのヒアリングも実施される

 

また書類ベースでの調査だけではありません。

監査担当者次第ではありますが、職員にヒアリングが行われることもあります。

その目的はもちろん上記の書類が本当に正しいのかどうかの確認です。

書類とヒアリング結果が矛盾していればやはり疑われることとなります。

 

介護施設の監査は甘い?

 

運営をしていれば何かの書類に記載漏れやミスは出てくるものです。

人間なので仕方がないことではあります。

多くの介護施設では監査の前に連絡が入れば、徹夜とは言わないまでも書類ベースでのチェックは行うようです。

しかしそれでも重度か軽度かは別にして何かの指摘は受けると思います。

単純なミスは仕方がないと思います。

日常的にずさんな運営をしていれば本当に監査は大変です。

また上記にも紹介しましたが、お金に関することで怪しげに思われると営業停止を受けることもあります。

トータル的に見れば、介護施設への監査は甘いものではなく、お金に関する項目は激辛といっても良いかもしれません。

(もちろん不正請求など違法的行為があればという話ですが)

不正報酬があったり、加算が怪しいとなれば数百万単位での返還をさせられることもあると聞いています。

そのため施設によっては厳しいと感じるかもしれませんが、お金や人員基準などの指定で特に重要なところがちゃんとしていればそこまで恐れる必要も本当はないのです。

 

監査の連絡があってから資料作成をする

 

これは本当はあって良いことではありませんが、

「監査の連絡が入ってから慌てて資料を作成したり修正をする」

という介護施設もあるようです。

しかしほぼ100%いえるのはどこかで矛盾が出てくる資料となります。

この点ははっきりと指摘を受けると思いますので、絶対におすすめできる方法ではありません。

大変ではありますが、日常的な資料や書類作成が本当に重要だといえます。

もし監査の連絡の後に資料作成をしているというケースであれば、半分は指摘を受けることは覚悟しておくべきと考えます。

 

監査の頻度と施設の方針

 

実際に話を聞いている分には

「二年連続で監査に入られた」

ということも聞いたことがあります。

おそらく1回目の監査結果が良くなくて、まだ疑いがあるので来年も入ろうとなったのかもしれません。

また他には労働者からの告発なども原因としては考えられます。

火のないところに煙は立たないといいますが、やはり運営がずさんだと監査の頻度は上がるように感じます。