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従業員の個人情報開示について

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従業員の個人情報開示について



さまざまな理由から従業員の個人情報の開示が必要となる場面があります。

特に女性の場合、警戒心が強く、情報の内容によっては反発も大きいと思います。

ここでは従業員の個人情報の開示についてどこまでが許されるかについて記載していきます。



個人情報の事項



一般に従業員の個人情報で開示が必要となる事項としては以下のようなもの等があると思います。


  • 氏名
  • 所属部署
  • 入社年次
  • 年齢
  • 学歴
  • 写真
  • 性別
  • 担当業務



上記の中で、氏名・担当・所属部署等はまだ問題はないと思われます。

しかしそれ以外の住所等では、個人情報の観点からは、開示が困難ではないかと思います。

開示する場合には、業務上開示が必要な理由が必要かと思います。



開示の根拠として就業規則での規定が必要



従業員の個人情報の開示については、原則、就業規則・誓約書での規定を置くことで、一定の根拠となりえます。

よくある就業規則・誓約書の規定としては、以下のような場合に従業員の個人情報の開示を行うとしていうものがあります。


  • 弁護士・税理士等への情報提供が必要な場合
  • 国の機関から情報の開示を求められた場合



一般的には、従業員の個人情報の開示を行うケースを限定して規定しているため、それ以外のケースでは開示に根拠がないとなります

しかし就業規則・誓約書等での従業員の個人情報の開示事由以外で必要性が生じることもあります。

労働契約とともに誓約書を締結する理由とは?



就業規則の規定に該当しない場合の対応



このような場合では、個別の個人情報の開示を行う対象の従業員の合意を取得する必要があります。

個人情報を開示する理由について記載した文書に、該当者に署名・印鑑をもらってから開示を行うようにしましょう。

原則、この合意が得れない場合には、従業員の個人情報の開示は行えないとなります。

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