雇用契約書の保管方法というのは企業ごとに行っていかないといけませんが、そのルールや何か行政の調査が入ったときに対応しやすいようにしておくべきといえます。

今回は行政の調査という観点から雇用契約書をどのように管理するべきかについて解説します。

 

雇用契約書の保管

 

従業員数によっては相当な枚数となっているかもしれません。

 

  • 入社をする者がいるたび
  • 有期雇用者の場合には契約更新のたび
  • 正社員でも雇用契約の内容が変わるたび

 

に1枚1枚増えていきます。

労働基準法第109条では保管年数を3年としています。

これは入社日から3年ではありません。

退職日から起算して3年ということです。

つまり余計に雇用契約書の保管枚数は増加していくことになります。

 

雇用契約書は行政の調査で提示を求めれる?

 

これはよく言われることです。

しかしあまり経験のない方の場合、

 

  • 本当に提示を求められるのか?
  • 退職日から3年とあるがそこまで古い契約書を保管する意味があるのか?

 

ということを疑問に思うかもしれません。

しかし行政の調査でかなり頻繁に提示を求められるもののうちに雇用契約書があるというのは本当です。

例えば

 

  • 労働基準監督署の調査
  • 年金事務所の調査
  • ハローワーク関係による調査

 

ではまず提示を求められる書類といえます。

また民事的なトラブル(たとえば残業代請求など)でも過去の雇用契約書が必要となることもあります。

 

雇用契約書の採用するべき保管方法

 

会社によっていろいろな保管方法があると思います。

たとえば

 

  • 労働者の氏名順に並べて保管
  • 生年月日順に並べる
  • 入社日順に並べる
  • 部署ごとに分けて保管する

 

どれでも問題はないのですが、保管する意味としては行政への対応というように考えれば、採用するべき方法としては

「部署ごとに入社日順に並べて保管」

というのが一番効率的です。

というのも行政の調査では「○年○月に入社をした者の雇用契約書を提示してください」といったようなことが多いからです。

<スポンサード リンク>