会社に申請するときに「有給休暇申請書」のようなものを使用している会社も多いと思います。

これについてよく聞かれるのが「労働基準監督署や厚生労働省が作成したひな形や書式はないですか?」ということです。

結論から記載しますと「決まった書式はない」となっています。

最近はネット等でも無料でダウンロードできる書式も紹介されていると思いますので、それを使用しても問題はありません。

ただいくつか注意することもあるので、以下で紹介していきます。

 

有給休暇の取得理由には触れないこと

 

取得理由を聞くことは原則してできないとされています。

書式でまれに理由を記載する欄を設定しているものもあります。

任意で労働者がそこに記載するのは問題はないですが、記載を強要するのは問題です。

また例外として「他に同日に有給休暇を申請する人がいて、正常な事業運営のために取得理由を聞く」ということは問題ないとされています。

この場合には、有給休暇の取得理由で緊急性が高い人に取得させ、別の人には時季変更権を行使します。

 

有給休暇届で絶対に項目としておきたいこと

 

逆に項目として記載するべきこととしては

 

  • 会社への申請日
  • 有給休暇を取得予定の日
  • 労働者名

 

といったことがあります。

申請日は事後申請かどうか、また就業規則の規定した申請期日に間に合っているかどうかの証明に使用することもあります。

取得予定日や氏名は常識的に記載してもらうことが必要といえます。

 

有給休暇申請書は手書きでも大丈夫?

 

会社所定の有給休暇の申請書がないというときもあるかと思いますが、この場合には

 

  • 手書きの申請書を使う
  • 口頭で有給休暇の申請をする

 

ということでも法的に問題ありません。

口頭でも良いのですが、よくあるのが後で有給休暇の申請をした、しないということでトラブルになることもあります。

たとえば自分では有給休暇の申請をしたつもりでも、会社側は把握していなくて欠勤と扱うというようなパターンもあります。

そのため最悪は手書きでも良いので有給休暇の申請は書面で行うほうが無難といえるでしょう。

 

有給休暇を1日だけ取得するときの申請書の書き方

 

有給休暇の申請書を見ると自:○月○日 至:○月○日というような取得期間の欄になっていることはかなり多いと思います。

有給休暇を2日以上取るときには特に問題ないかと思いますが、1日だけ取るときにはどう書くべきでしょうか?

たとえば8月3日の1日だけ有給休暇を取得するとしますと

 

  • 自:8月3日 至:○月○日(至のほうは空欄にする)
  • 自:8月3日 至:8月3日

 

というような書き方のパターンがあります。

一般的には1つめのように書くわけですが、企業によっては2つめの書き方をすることもまれですがあります。

迷えば一応企業に確認してみてから記載するようにしてください。

 

口頭での申請はできるだけ避ける

 

上記のような書面での有給休暇の申請での利点は証拠が残ることにあります。

口頭での申請も法的には有効ではありますが、

 

  • 言った言わないとトラブルとなることもある
  • 有給休暇の残日数が曖昧になりトラブルとなることもある
  • 申請のタイミングが規程に沿っていないかどうかが後日に確認できないことになる

 

といったこともあります。

そのため上記の要件を満たした書面での申請で運用していったほうが良いと考えます。

 

有給休暇申請書の保管年数はどの程度にするべき?

 

有給休暇の申請書は有給休暇の消化が終われば廃棄して良いというわけではありません。

 

  • その後の賃金の支給
  • 労働基準監督署の調査
  • あるいは訴訟

 

などとなることもあり、そのときにこの有給休暇の申請書が必要となることもあります。

有給休暇の消滅時効は2年なので2年でも良さそうなものですが、

 

労働基準法第109条(記録の保存)

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。

 

となっているので最低3年間は保管しておくべきといえます。

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